Quien trabaje controlando procesos y equipos de trabajo sabe que no es fácil administrar el inicio y fin de un proyecto. Nuestro rubro no es ajeno a este escenario. Es por esto que realizaremos una breve aproximación a la gestión ágil de procesos, más conocida como Scrum.
Si hablamos de buenas prácticas a la hora de realizar un proyecto, sin duda la metodología Scrum es una potente herramienta para organizar a nuestros equipos de trabajo. Agiliza y mejora proyectos de alta complejidad, con niveles elevados de cambios durante el proceso. Se basa en la obtención de resultados parciales, con fechas de entrega acotadas, en que el nivel de productividad del equipo debe ser alto y esto debe reflejarse para que el ROI de la empresa incremente.
Sin embargo, no puede realizarse de un día a otro. Lo ideal es comenzar con un proyecto base para definir los roles que tomará cada participante (Scrum Master, Product Owner y Desarrolladores), tiempos de entrega, metas cumplidas y por cumplir. Además, es muy importante el rol del cliente, director o jefe del proyecto (stakeholders) durante el proceso para cuantificar el trabajo que hay detrás del proyecto, entregar feedback y entender que una nueva solicitud durante un proyecto en marcha puede cambiar rotundamente la planificación, foco del proyecto o su valor comercial.
El primer paso es crear una lista de objetivos o Product Backlog, el cual depende del cliente y reúne los requerimientos del proyecto, estimaciones de tiempo, cantidad de iteraciones y riesgos por etapa o sprints.
Los sprints son la división de las tareas. Algunas empresas usan, por ejemplo, post-it de distintos colores en algún lugar visible para todo el equipo, con los que identifican las actividades diarias, semanales o mensuales. Para pasar de un sprint a otro se debe terminar la tarea anteriormente asignada. De esta manera pueden identificarse cambios a realizar dentro del proyecto.
Antes de planificar los sprints se realizan reuniones de no más de 30 minutos, en que se deciden las tareas a asignar para cada miembro del equipo y el tiempo destinado en su primera etapa (Sprint Planning). En las siguientes reuniones o Scrum Team Meetings (15 a 20 minutos como máximo), los involucrados deben ser capaces de responder a preguntas como: ¿Qué hice ayer?, ¿Qué planeo realizar hoy?, ¿Qué obstáculos encontré durante el desarrollo del Sprint?
Al estar el equipo completo, pueden discutirse las posibles soluciones o los “next steps” para continuar con el proyecto.
Algunos beneficios de esta metodología son: mejor productividad del equipo al delegarse responsabilidades individuales, incremento en el Retorno a la Inversión (ROI), mejor calidad de las entregas (las entregas parciales permiten probar funcionalidades ya terminadas, sin tener que esperar hasta el final del proyecto para ver avances) y cuantificación más aterrizada de tiempos de entrega, entre otros.
En Mitocondria estamos incorporando poco a poco este sistema a nuestra gestión de proyectos. Nos ha ayudado a detectar mejoras durante los procesos, a mantener a nuestros clientes más conectados con nuestro equipo interno y también a mejorar nuestro trabajo en equipo, uno de los pilares fundamentales de nuestra agencia.
